سیستم تیکتینگ (Ticketing system) چیست؟ آشنایی با 5 ویژگی برای پشتیبانی قدرتمند😇
تیکتینگ به یک سیستم نرم‌افزاری آنلاین گفته می‌شود که تمامی درخواست‌های پشتیبانی مشتریان را به تیکت تبدیل می‌کند. زمانی که یک شرکت از سیستم تیکتینگ استفاده می‌کند هم می‌تواند ارتباط بهتر و موثرتری را با مشتریان حفظ کند و هم مشکلات احتمالی را با مدیریت بهتری حل و فصل خواهد کرد، در واقع اولویت‌بندی درخواست و پیگیری مشتریان با سیستم Ticketing بسیار کار راحت و ساده‌ای خواهد بود.
سیستم تیکتینگ باعث به وجود آمدن تعاملات در کلیه بخش‌های شرکت خواهد شد و یک ارتباط بدون تاخیر و تضمین شده‌ای را با مشتریان به وجود خواهد آورد، تیکتینگ را باید یک از پرطرفدارترین سیستم‌هایی محسوب کرد که با مشتریان به صورت مستقیم در ارتباط است.
اهمیت Ticketing system
زمانی که شما یک کسب کار با تعداد زیادی مشتری دارید، برای ایجاد مدیریت و تامل بهتر در میان کسب کارتان و مشتریان باید ارتباط خوب و مناسبی را برقرار کنید تا هم نیاز مشتریان را برطرف سازید و هم در بهبود تعاملات با مشتریان قدم‌های مثبت و مفیدی را بردارید، زیرا برقرای ارتباط با مشتریان را باید یکی از عوامل مهی دانست که در موفقیت و ثبات هر کسب کار نقش کلیدی را ایفا می‌کند.
یکی از راه‌هایی که شما می‌توانید از طریق آن به خوبی جوابگوی نیازهای مشتریان باشید، استفاده کردن از سیستم تیکتینگ است، این سیستم این امکان را در اختیار شما قرار خواهد داد تا بتوانید با جوابگویی به نیاز مشتریان پیشرفت‌های زیادی را در کسب کار و تجارتتان ایجاد کنید.
ویژگی‌های سیستم تیکتینگ
Ticketing system دارای یک سری ویژگی‌ها است که در ادامه به مهم‌ترین آنها اشاره خواهیم کرد:
۱_ سفارشی سازی
زمانی که شما از یک سیستم تیکیتنگ مناسب برای کسب کارتان استفاده می‌کنید، امکان سفارشی سازی کارهای برای شما وجود خواهد داشت. به عنوان مثال شما می‌توانید تغییراتی را که دوست دارید در وب‌سایتتان ایجاد کنید تا اطمینان حاصل کنید که میز تغییرات ایجاد شده با سبک طراحی سایت شما تا چه حد مطابقت دارد. با توجه به این روش می‌توانید نام برند و نشان تجاری خودتان را توسعه دهید و همچنین رضایت بیشتری را در مشتریان به وجود آورید.
۲_ یکپارچه سازی
گاهی اوقات امکان دارد که در یک کسب‌کار برای انجام دادن عملیات‌های مختلف از ابزارهای متنوعی استفاده شود، با توجه به این موضوع باید تیکتینگ مورد نظر شما نیز با این راه‌حل‌ها یکپارچه شده و بتواند پاسخگوی شما باشد.
۳_ تحلیل و گزارش دهی
استفاده کردن از یک سیستم تیکتینگ کاربردی و قدرتمند می‌تواند به خوبی جوابگوی سوالات شما باشد، مثلا اینکه گروه پشتیبانی شرکت تا چه اندازه قادر خواهد بود تا نیاز مشتریان را حل کند و یا آیا مسیری را که شرکت برای پشتیبانی کردن از مشتریان پیش گرفته است درست است یا نه.
۴_ استفاده کردن از کانال‌های متنوع برای پشتیبانی
زمانی که شما از سیستم تیکتینگ استفاده می‌کنید، این امکان برای شما مهیا است تا بتوانید برای خدمات رسانی به مشتریان از امکاناتی زیادی همچون تلفن، ایمیل، رسانه‌های اجتماعی و غیره استفاده کنید. وقتی که از این امکانات برای بهبود پشتیبانی به مشتریان استفاده می‌کنید باعث خواهد شد تا تمامی درخواست‌های ورودی از تمامی کانال‌ها جمع آوری شده و در یک محل نگهداری شود. با توجه به این موضوع در زمان پاسخگویی به سوالات مشتریان امنیت و سرعت بالایی را شاهد خواهید بود.
۵_ خودکار سازی
استفاده کردن از یک تیکتینگ قدرتمند و کاربردی این امکان را به شما خواهد داد تا در زمان شرکت صرفه جویی کنید و کارهای پشتیبانی را با کیفیت بهتری انجام دهید.
سیستم تیکتینگ چه خدماتی را به شرکت و کسب‌کار ارائه خواهد داد
در ادامه به برسی خدماتی می‌پردازیم که Ticketing system برای تجارت و کسب‌کار شما به همراه دارد:
1- امکان دسترسی به متن‌های قبلی
زمانی که واحد پشتیبانی یک شرکت بتوانند به متن‌هایی که در میان مشتریان و واحد پشتیبانی ردوبدل می‌شود دسترسی داشته باشد، توان پاسخگویی بهتر و باکیفیت‌تری را به مشتریان خواهد داشت.
2 – درک کردن عملکرد گروه
این امکان برای شما فراهم خواهد بود که با استفاده کردن از میز کاری که در نرم افزار تیکتینگ وجود دارد بفهمید که تیم پشتیبانی کسب کار شما به نیاز و تقاضای مشتریان چگونه پاسخ داده، شما می‌توانید با استفاده از این داده‌ها برای بهبود پاسخگویی در آینده برنامه ریزی کنید.
3- مسیر درخواست مشتریان
وقتی که یک شرکت و یا سازمان از سیستم تیکتینگ استفاده می‌کند، این امکان برای آنها وجود خواهد داشت تا درخواست‌هایی را که از یک کانال ارتباطی متعدد فرستاده شده را در یک محل قرار داده و ذخیره کند و به خوبی تیکت‌ها را اولویت‌بندی و ردیابی کند.
سیستم تیکتینگ چه مزایایی دارد
- طراحی سیستم تیکتینگ به گونه‌ای است که با وجود حجم کاری بالا یک کارشناس تیکت قادر است تا به چند تیکت رسیدگی کند.
- از دیگر مزایای که در سیستم تیکتینگ وجود دارد، امکان تفکیک و تقسیم کردن بخش‌های مختلف در این سیستم می‌باشد.
- امکان ارسال و اتصال تیکت در میان کارشناس های بخش های گوناگون پشتیبانی شرکت.
- تمامی سوابق و اطلاعت مورد نیاز کاربران در سیستم تیکتینگ قابل نمایش می‌باشد.
- برای بالا بردن امنیت سیستم تیکتینگ از ایمیل برای فرستادن پیام به مشتری استفاده نمی‌شود، بلکه برای انجام دادن این کار از نرم‌افزارهای کار آمد و متمرکزی استفاده خواهد شد.
- امکان تنظیم کردن درجه اهمیت تیکت در سیستم تیکتینگ برای کاربران و مخاطبان وجود خواهد داشت.
- از دیگر مزایای مهمی که در سیستم تیکتینگ وجود دارد، امکان مانیتور کردن سوال و جواب‌ها در میان مشتری و کارشناس پشتیبانی است، این امکان به منظور برطرف سازی مشکلات و یا برطرف کردن پاسخ‌های غلط احتمالی خواهد بود.
سخن پایانی
اگر به صورت دقیق به هر کسب‌کار و تجارتی نگاهی بیندازید، متوجه خواهید شد که در تمامی این تجارت‌ها درخواست‌های زیادی مانند پشتیبانی، سوالات فنی، مشاوره، انتقادات و پیشنهادات و غیره وجود دارد، حجم این درخواست‌ها در زمان‌هایی به تعداد بالایی خواهد رسید و پاسخگویی و سازماندهی آنها کار راحتی نخواهد بود.
راه‌حل مناسب برای پاسخگویی به این مدل درخواست‌ها استفاده کردن از سیستم تیکتینگ است، با توجه به اولویت‌بندی و ساماندهی که در تیکت‌ها وجود دارد به راحتی می‌تواند باعث بالا رفتن کارایی بخش پشتیبانی شده و نیاز شرکت و کسب‌کارها آنلاین را به خوبی برطرف سازد.
