پروپوزال (RFP) چیست |🤝15 مرحله اجرای هدفمند پروژه
RFP یک ابزار رسمی است که برای خریداری خدمات مورد استفاده قرار می‌گیرد، این ابزار توسط سازمان ها به صورت رسمی تهیه می‌شود و به سازمان و شرکت‌هایی که خدمات مورد نظر را دارند ارائه خواهد شد. هدف پروپوزال این است تا سازمان‌ها و موسسات راه حل‌ها و پیشنهادهای مورد نظری را برای موضوع واحدی که وجود دارد در اختیار داشته باشند تا بتواند با دقت و تمرکز بیشتری آن را مورد برسی قرار دهند. این پروسه امکان دارد که بعد از پایان یافتن مذاکرات به عنوان یک بخش از اسناد قرارداد مورد استفاده سازمان‌ها قرار گیرید.
وقتی که شرکتی اقدام به انجام دادن یک پروژه داخلی می‌کند و یا قصد دارد که پروژه مورد نظر را به منابع بیرونی سازمان ارجاع دهد، برای انجام دادن این کار شرکت نیاز دارد تا یک پیمانکار در اختیار داشته باشد، ابن شدکت برای اینکه بتواند مناقصه‌ای را برگزار کند تا پیشنهادات پیمانکاران را جمع آوری کند باید درخواست طرح پیشنهادیش را به خوبی سازماندهی و تهیه کند، به همین منظور از پروپوزال استفاده می‌شود.
مراحل کلی پروپوزال (RFP)
در پروپوزال یک سری مراحل باید در نظر گرفته شود تا کارها به شکل هدفمند‌تری پیش روند، این مراحل عبارتند از:
قدم اول: مرور کردن پروژه
این مرحله برای معرفی کردن پروژه است و باید توضیح دهید که هدف از ارائه پروپوزال چیست. مثلا اگر این پروسه را طراحی دوباره یک وب‌سایت در نظر بگیریم چه چیزی در مورد طرح‌های موجود برای شما اولویتی ندارد.
قدم دوم: زمینه فعالیت سازمان
باید توضیحی از سازمان خودتان بدهید که شما چه کاری انجام می‌دهید و در سازمان شما چه فعالیت‌هایی صورت می‌گیرد.
قدم سوم: هدف‌های پروژه
در این مرحله شما باید توضیح دهید که نتیجه مورد نظر شما چیست، چه کارهایی را انجام خواهید داد. اگر این سه عامل را به خوبی انجام دهید انجام دوباره طراحی مجدد موفقیت آمیز خواهد بود:
1- چه چیزی را بازدید کنندگان وب‌سایت می‌خواهند مشاهده کنند؟
2- معیارهایی مانند بالا رفتن فروش و بیشتر شدن خبرنامه را واجد شرایط می‌دانید؟
3- انجام دادن کارهایی که کاربران می‌خواهند آن را مشاهده کنند.
قدم چهارم: نقشه وب‌سایت
یکی از دلایل اصلی اجرای پروپوزال این است که کاربران به NMC خواهند رسید و این به این منظور است که چیزی فراتر از زیبایی ظاهری را مشاهده خواهند کرد. در این روش شما می‌توانید بفهمید که از طریق بخش‌های اصلی که در وب‌سایت شما وجود دارد چه ایده‌ای را در نظر دارید. با استفاده از نقشه وب‌سایت شما این امکان را دارید تا هر کدام از محتواهایی را که نیاز دارید برای نوشتن تهیه کرده و کدام موارد را از وب‌سایت فعلی باید انتقال دهید، خیلی از این محتوها امکان دارد ارزشی نداشته باشند و شما باید نسخه‌های جدید و با ارزشی را ایجاد کنید.
قدم پنجم: محدوده کار و تحویل پروژه
این مرحله برای این است تا شما اطلاعات زیادتر را در مورد پروژه مورد نظرتان ارائه دهید و تمامی خدماتی را که در نظر دارید بیان کنید. مثلا مدیریت پروژه، طراحی بصری، تست و تضمین کیفیت، آموزش سخت افزاری و نرم افزاری، طراحی کردن اطلاعات، استراتژی محتوا و غیره …
قدم ششم: خط زمان
شاید شما برای تخمین زدن زمان انجام دادن یک کار تخصص لازم را داشته باشید اما باید یک جدول را پیاده‌سازی کنید و با توجه به آن کارهای پیش رو را پیش ببرید تا به خوبی بتوانید پروژه در زمان مشخص انجام دهید.
قدم هفتم: الزامات فنی پروژه
الزامات فنی را باید یک موضوع بسیار گستردن و وسیع فرض کرد، ولی هدفی که شما در این مرحله دنبال می‌کنید محدودیت‌ها و کارهای پیش رو است. هر وب‌سایت یک محصول نرم افزاری قلمداد می‌شود و با توجه به این جزئیات بیشترین تاثیر را بر روی برنامه‌های کاربردی می‌گذارد.
قدم هشتم: نقطه اصلی تماس
در پروپوزال کسانی که این پروژ‌ه‌ها را هدایت و رهبری می‌کنند، معمولا نویسندگان آن نیز هستند و اگر افراد دیگری از تیم درگیر در این پروژه هستند باید مشخص کنید که آنها چه کسانی هستند.
قدم نهم: بودجه و دارایی پروژه
تضمین کردن بودجه یکی از موارد مهمی است که در مراحل پروپوزال باید مشخص شود، توجه داشته باشید که با مشخص کردن دارایی و بودجه سازمان خودتان را به یک سازمان حرفه‌ای تبدیل خواهید کرد.
قدم دهم: پشتیبانی در حال اجرا پروژه
راه‌اندازی یک وب‌سایت را باید آغاز یک فرآیند مهم و اثر بخش دانست، بنابراین باید به صورت مدام اشکالات و مشکلات پیش رو را برطرف سازید و به خوبی از این پروژه پشتیبانی کنید و ویژگی‌های جدیدی را اضافه کنید.
قدم یازدهم: تجزیه و تحلیل
شما می‌توانید با استفاده از آنالیز گوگل به خوبی ورود کاربران را به وب‌سایت ردیابی کنید، آنالیز گوگل هم رایگان می‌باشد و هم از امکانات و ویژگی‌های زیادی برخوردار است.
قدم دوازدهم: میزبانی وب
اگر شما میزبان وب نیستید، می‌توانید برای فروش آپشن‌ها سوال کنید. فروشندگان با توجه به قیمت‌های مختلف قیمت‌گذاری را انجام خواهند داد.
قدم سیزدهم: وب‌سایت‌های نمونه
از وب‌سایت‌هایی که دوست دارید و به آنها علاقه دارید می‌توانید نکات مثبت و خوبی را برداشت کنید، مثلا استفاده کردن ازچه سبکی از تصاویر، چگونگی نوشتن محتوا، رعایت کردن اصول سئو و بهینه سازی و غیره …
قدم چهاردهم: معیارهای انتخاب
قصد شما این است تا پیشنهادهای زیاد و مختلفی را دریافت کنید و هر کدام از این شرکت‌ها دارای توانایی و نقاط قوتی هستند. بعضی از شرکت‌ها در بالا ترین سطح کیفی در حال رقابت هستند و بعضی‌های دیگر با هزینه کمی به رقابت می‌پردازند.
قدم پانزدهم: فرمت و زمان‌بندی پیشنهادی
آیا پیشنهادات شما باید در یک فرمت خاص ارائه شود، مثلا به صورت pdf یا به صورت ms word. بهتر است که از پروپوزال استفاده کنید و فروشندگان قادر باشند تا پاسخ پیشنهاد شما را ارسال کنند.
مزایای نوشتن پروپوزال
- این روش معرفی بازار به کارفرما است
- در شروع پروژه روند مناسبی انتخاب خواهد شد
- درک کردن نیازمندی کارفرما به خوبی احساس می‌شود
- از مقایسه کردن شرکت‌های متفاوت که خدماتی شبیه به هم دارند راحت خواهید شد
- هم از طرف کارفرما و هم از طرف پیامانکار رضایت بیشتری وجود خواهد داشت
- پروپوزال یک روش رسمی و اصولی است برای تعریف کردن نیازهای سازمان
- ایجاد حس مثبت به پروژه برای کارفرما
- پروپوزال یک تضمین است برای تامین کننده و برای دریافت کردن بهترین پیشنهادات
- تنظیم کردن یک قرارداد کامل و جامع با استفاده از RFP
سخن پایانی
RFP این امکان را برای سازمان‌ها و شرکت‌ها فراهم می‌سازد تا بتوانند نیاز مورد نظرشان را در مناقصه‌هایی که برگزار می‌شود بازگو کنند و با استفاده از این روش قادر خواهند بود تا پیمانکار مناسب و مورد نظر خود را برای انجام دادن کارهایشان پیدا کنند.
پروپوزال یک روش رسمی است برای تشریح کردن اسناد یک پروژه که این امکان را برای شرکت‌های پیمان کاری فراهم می‌سازد تا چگونه بتوانند به بهترین نخوه ممکن طرح خودشان را تهیه کنند و پاسخ مورد نظر را برای آن ارائه دهند و می‌توانند با استفاده از این روش به خوبی طرح مورد نظر را مورد برسی قرار دهند.
