kpI چیست؟
یک نوع شاخصه که نشان می‌دهد چگونه یک شرکت و تجارت می‌تواند به هدفی کلیدی که مد نظر دارد برسد، kpI گفته می‌شود. در واقع این شاخصه نوعی متغیر قابل اندازه‌گیری بوده که شاخصه مهم عملکرد نامیده می‌شود و بر گرفته از عبارت Key Performance Indicator است.
با استفاده از KPI می‌توانید تمامی عملکردهای یک سازمان یا شرکت را از کوچکترین عضو آن سازمان یعنی افراد تا تمامی پرسنل سازمان را مورد ارزیابی و برسی قرار داد، این کار به ما نشان خواهد داد که افراد و بخش‌های مخالف سازمان تا چه مقدار برای اهداف مشخص شده قدم برداشته‌اند.
KPI به ما نشان خواهد داد تا چه اندازه عملکرد افراد شاغل در سازمان یا شرکت مفید و ثمر بخش بوده است و در کمبودهای موجود که برای ما مشکل ساز خواهد بود ما را یاری خواهد کرد. توجه داشته باشید که در دوره‌های زمانی مشخصی شاخصه KPI باید مورد ارزیابی قرار گیرد و با توجه به این عامل معیارهای عملکرد در گذشته مورد برسی و مقایسه قرار خواهند گرفت.
شاخصه‌های مهم KPI
به صورت کلی شاخصه‌های مهم عملکرد KPI به 2 بخش مهم دسته بندی می‌شود که عبارتند از:
۱_ شاخص سطح پایین
این نوع از شاخصه که به صورت دوره‌ای مورد برسی قرار می‌گیرد برای هرفعالیتی متفاوت است. شاخصه سطح پایین عملکرد بخش‌های گوناگون یک سازمان را برسی خواهد کرد، بخش‌هایی مانند تدارکات، بازاریابی و غیره …
۲_ شاخص سطح بالا
این سطح به صورت کلی عملکرد سازمان از یک دید را مورد ارزیابی قرار خواهد داد.
مراحل ایجاد KPI
در ادامه به برسی مراحل ایجاد کردن kpi می‌پردازیم:
1- مشخص کردن هدف
در اولین گام از مرحله KPI که مهم‌ترین آن نیز قلمداد می‌شود، هدفگذاری درست و مناسب مهم است. شما باید در این مرحله از KPI شناخت کافی را داشته باشید و با ایجاد کردن شاخص‌های کلی مشخص کنید که چه اهدافی را دنبال خواهید کرد. مواردی را که به عنوان هدف باید در نظر بگیریم عبارتند از برندسازی، افزایش بازدید، فروش وب‌سایت و …
2- مشخص کردن عوامل موفقیت
گام دوم این است که شما عواملی را که تعیین کنند موفقیت خواهند بود را مشخص کنید. به این نکته توجه داشته باشید که با توجه به فرق کردن این عوامل برای هر کسب کار و تجارتی باید آنها را شخصی سازی کنید. زمانی می‌توانید شاهد نتایج مفید و مثبتی باشید که این عوامل به درستی اجرا شود.
3- باتوجه به عوامل موفقیت KPI ایجاد شود
مشخص کردن شاخص‌های مهم عملکرد گویای این امر خواهد بود که ما تا چه اندازه توانسته‌ایم عوامل موفقیت را درست تعیین کنیم و با توجه به عوامل موفقیت می‌توان KPI را تعریف کرد.
4- گرد آوری معیارها
در تمامی بخش‌های مختلف شاخص‌های کلیدی عملکرد، عوامل زیادی را به دست خواهید آورد. عواملی مانند تعداد کلیک بر روی وب‌سایت، مقدار فروش، تعداد دانلودها و … با قرار گرفتن این شاخصه‌ها در کنار یکدیگر بازخورد زیادی را می‌توان شاهد بود و هر کدام از این عوامل به تنهایی مفهومی را به همراه نخواهند داشت.
5- شاخصه‌های کلیدی را محاسبه کنید
با توجه به اینکه KPI از قابلیت اندازه‌گیری دقیقی برخوردار هست با استفاد از آنها می‌توانیم میزان رسیدن به نتایج مثبت را تخمین بزنیم و در واقع با توجه به نرخ تبدیل، درصد و میانگین معیارهای سنجش را در این مرحله اندازه‌گیری کرد.
انواع شاخص‌های KPI
- شاخصه ظرفیت که این شاخصه از مقدار ظرفیت تولید شده یک سازمان به دست خواهد آمد.
- شاخصه اثر بخشی که با توجه به نتایج حاصل و نتایج پیش بینی شده به دست خواهد آمد.
- شاخصه کیفیت که این شاخصه را با توجه به تولید بدون اشکال نسبت به تولید کل سازمان در نظر می‌گیرند.
- شاخصه رقابت که با توجه به رقیبان احتمالی به دست خواهد آمد.
- شاخصه بهروری را با توجه به خروجی تولید شده‌ای که از منابع به دست می‌آید در نظر می‌گیرند.
- شاخصه کارایی را با توجه به منابعی که مورد استفاده قرار گرفته است در مجموعه نتایج کل در نظر می‌گیرند.
- شاخصه سود آوری را با توجه به سود به دست آمد از نسبت کل درآمد سازمان یا شرکت در نظر خواهند گرفت.
- شاخصه ظرفیت را با توجه به مقدار ظرفیت تولیدی که در سازمان و مجموعه قرار دارد مورد برسی قرار خواهند داد.
بخش‌های مختلف KPI
بخش‌های مهم kpI شامل:
۱_ پروژه
این بخش از KPI تمامی مراحل پروژه مانند تحویل، پیشرفت، اتمام و نقاط ضعف پروژه مد نظر مورد برسی و آنالیز قرار خواهد گرفت.
۲_ فرآیند
کیفت فرآیند اجرای عملی است که در این بخش از KPI به آن پرداخته خواهد شد.
۳_ ورودی‌ها
در این بخش به مقدار مصرف منبع پرداخته خواهد شد.
۴_ خروجی‌ها
این بخش از KPI کارهای انجام شده و کالایی را که تولید کرده‌اند مورد ارزیابی و برسی قرار خواهند داد.
۵_ نتایج
با توجه به نتایج به دست آمد و تاثیراتی که در بر داشته است، در این بخش عملکرد نهایی اعلام می‌شود.
سخن پایانی
با توجه به مواردی که در این مقاله به آنها پرداختیم می‌توانید با استفاده از KPI میزان موفقیت هدف گذاری را مشخص کنید که آیا هدف مورد نظر شما مسیر درستی را سپری کرده است و یا مسیر اشتباه و غلط بوده است، ما تا چه اندازه به هدف مورد نظری که داریم نزدیک شده‌ایم و با استفاد از KPI می‌فهمیم کدامیک از اهداف کسب کارمان به واقعیت نزدیکتر شده است.
